Cách viết email ứng tuyển đúng chuẩn luôn là thử thách với không ít ứng viên. Bởi đây sẽ là ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng về các ứng viên. Một email tốt sẽ giúp ứng viên “ghi điểm”, nhận được cơ hội việc làm và ngược lại. Nắm bắt được nhu cầu này, bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách viết email ứng tuyển xin việc “hợp gu” nhà tuyển dụng. Bạn hãy theo dõi thông tin dưới đây và nhanh tay lưu lại các bí kíp nhé!
Mục Lục Bài Viết
1. Email xin việc là gì? Có giống thư xin việc không?
Email xin việc là nội dung ứng viên viết trực tiếp trên khung văn bản email. Email sẽ được đính kèm giấy tờ trong hồ sơ xin việc khi gửi đến nhà tuyển dụng. Trong nội dung email xin việc, ứng viên không cần viết lại tất cả thông tin đã có trong hồ sơ và tài liệu gửi kèm. Thay vào đó, bạn chỉ nên viết ngắn gọn, rõ ràng. Bạn hãy đưa vào thông tin nổi bật nhất để thu hút nhà tuyển dụng. Việc giới thiệu quá dài dòng sẽ tạo cảm giác nhàm chán, mất thời gian.
Thư xin việc là file được đính kèm trong bộ hồ sơ xin việc
Email xin việc và thư xin việc (Cover Letter) không giống nhau. Có không ít ứng viên bị nhầm lẫn giữa hai giấy tờ này. Như đã nói, email xin việc là phần văn bản được viết trực tiếp trong mail. Đây là nơi ứng viên giới thiệu qua về bản thân, vị trí và lý do ứng tuyển. Trong khi đó, thư xin việc chỉ là một file được đính kèm với bộ hồ sơ xin việc.
2. Cách viết email ứng tuyển tiếng Việt
Như đã nói, việc viết một email xin việc đúng chuẩn và ấn tượng không hề dễ dàng. Do đó, nội dung này sẽ giới thiệu đến bạn cách viết email xin ứng tuyển bằng tiếng Việt hấp dẫn. Mời bạn cùng theo dõi thông tin dưới đây để biết thêm chi tiết.
2.1 Tiêu đề email xin việc
Khi viết một email xin việc, bạn không thể bỏ qua phần tiêu đề mail. Thông thường, có hai trường hợp xảy ra phổ biến với tiêu đề email xin việc. Cụ thể như sau:
- Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng đã nêu cụ thể yêu cầu về thông tin của tiêu đề email
Nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ yêu cầu về cách đặt tiêu đề mail ở phần cuối bản mô tả công việc. Lúc này, ứng viên chỉ cần thực hiện đúng theo công thức đó. Trong trường hợp này, dù ứng tuyển vào vị trí đòi hỏi tính sáng tạo, bạn cũng không nên “làm mới” tiêu đề mail. Bởi việc đặt tiêu đề một cách thống nhất sẽ giúp nhà tuyển dụng lọc mail dễ dàng hơn. Việc đặt tiêu đề khác sẽ khiến nhà tuyển dụng có ấn tượng không tốt hoặc mail của bạn bị thất lạc.
- Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không nêu cụ thể yêu cầu về tiêu đề email
Nếu nhà tuyển dụng không nêu cụ thể yêu cầu đặt tiêu đề email, bạn hoàn toàn có thể tự do sáng tạo. Tuy nhiên, một tiêu đề email chuyên nghiệp phải đảm bảo ngắn gọn và đủ ý. Đặc biệt, bạn không nên viết quá dài dòng, đan xen cảm xúc hoặc thêm từ cảm thán, biểu tượng cảm xúc… Một email đơn giản chỉ cần bao gồm tên – vị trí ứng tuyển – tên công ty.
Mẫu tiêu đề mail đúng gồm tên ứng viên – vị trí ứng tuyển – tên công ty
2.2 Nội dung email xin việc
Khi tìm hiểu về cách viết email ứng tuyển, bạn chắc chắn không thể bỏ qua nội dung của email. Thông thường, một email xin việc sẽ có bố cục gồm 3 phần như sau:
2.2.1 Phần mở đầu
Email ứng tuyển nên được mở đầu bằng các cụm từ thể hiện sự tôn trọng với người nhận. Thông thường, cụm từ “Kính gửi” hay được sử dụng nhiều nhất. Ứng viên không nên bắt đầu với “Gửi” hoặc “Thân ái gửi”. Vì các cụm từ này tạo cảm giác thiếu tôn trọng, làm giảm đi tính lịch sự, chuyên nghiệp.
Lúc này, sẽ có hai trường hợp xảy ra như sau:
- Bạn biết rõ đích danh người nhận email: Khi đã biết rõ người tiếp nhận email của bạn là một cá nhân, bạn có thể ghi là “Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban”. Ví dụ: Kính gửi Chị Nguyễn Thị B – Bộ phận tuyển dụng.
- Bạn không biết rõ cá nhân nhận email: Khi không biết chính xác người nhận email, bạn có thể thay tên người bằng tên phòng ban, bộ phận. Cụ thể, bạn có thể viết là “Kính gửi Bộ phận – Tên Công ty”. Ví dụ: Kính gửi bộ phận tuyển dụng nhân sự – Công ty Cổ phần XYZ.
Các cụm từ dùng ở phần mở đầu cần thể hiện được sự tôn trọng với người nhận mail
2.2.2 Phần nội dung chính
Sau lời chào, bạn có thể trực tiếp bắt đầu nội dung chính. Ở phần này, bạn nên trình bày thật ngắn gọn và ấn tượng. Đặc biệt, bạn cần thể hiện được tại sao bạn phù hợp với vị trí này hơn các ứng viên khác. Ngoài ra, bạn không nên sao chép y nguyên nội dung đã có trong hồ sơ và tài liệu đính kèm. Bởi đây là việc làm không cần thiết.
Có 3 ý chính bạn cần đề cập trong phần này bao gồm:
- Giới thiệu tóm tắt về bản thân như tên, tuổi, học vấn.
- Giải thích lý do bạn viết email. Bạn nên trình bày ngắn gọn vị trí ứng tuyển và lý do ứng tuyển vào vị trí/công ty.
- Tóm tắt những kinh nghiệm, kỹ năng của bạn phù hợp với vị trí trên.
Nội dung chính của email xin việc nên ngắn gọn và trình bày trực tiếp vấn đề
>>>> XEM NGAY: Cách viết cv ấn tượng, hạ gục nhà tuyển dụng chỉ với 1 phút
2.2.3 Phần kết
Trước khi kết thúc email, bạn cần tóm tắt lại các ý đã trình bày ở trên. Đồng thời, một lời cảm ơn là thứ không thể thiếu. Bạn nên cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn. Điều này vừa khiến đối phương cảm thấy thoải mái, lại thể hiện được sự tôn trọng, chuyên nghiệp của bạn.
Đừng quên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng ở phần kết của email ứng tuyển
3. Cách viết email xin việc bằng Tiếng Anh
Ngày nay, việc gửi email xin việc tiếng Anh không phải điều quá xa lạ với các ứng viên. Bởi không chỉ công ty nước ngoài mà ngay cả công ty Việt Nam, đòi hỏi ứng viên có nền tảng tiếng Anh tốt phải gửi hồ sơ bằng tiếng Anh. Bởi thế, nội dung này sẽ hướng dẫn bạn cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh chuyên nghiệp.
3.1 Mở đầu thư
Việc viết lời chào thư trong email xin việc tiếng Anh chuẩn, chính xác rất đơn giản. Đầu tiên, bạn cần xác định được đối tượng nhận thư. Sau đó, bạn chỉ cần thêm “Dear” vào trước đối tượng này là được. Khi viết phần này, bạn sẽ thường gặp hai trường hợp sau:
- Biết chính xác tên của nhà tuyển dụng: Trong trường hợp này, lời chào của bạn có thể được viết theo cách “Dear Mr/Ms [Tên nhà tuyển dụng],”. Ví dụ: “Dear Mr Tom,”
- Không biết chính xác người nhận email: Lúc này, bạn có thể viết lời chào theo công thức “Dear [Tên công ty],” hoặc “Dear Hiring Manager,”…
Email xin việc bằng tiếng Anh nên được mở đầu bằng “Dear…”
3.2 Nội dung chính
Ngay sau lời chào, bạn hãy dùng 1 – 2 câu đề cập đến mục đích viết thư. Bạn cần diễn đạt thật ngắn gọn và trực tiếp về mong muốn ứng tuyển vào vị trí công việc của bạn. Sau đó, bạn có thể dành 2 – 3 đoạn tiếp theo để trả lời cho các câu hỏi sau:
- Giải thích lý do bạn phù hợp với vị trí ứng tuyển.
- Nêu những kinh nghiệm, kỹ năng mà bạn có phù hợp với công việc này.
- Giải thích lý do bạn muốn làm việc tại công ty.
Trong phần nội dung chính của email xin việc tiếng Anh, bạn cần giải thích lý do bạn phù hợp với vị trí này hơn các ứng viên khác
>>>> ĐỌC NGAY: Cách viết cv bằng tiếng anh cho sinh viên “chuẩn form” nhất
3.3 Đoạn kết
Khi học cách viết email xin việc bằng tiếng Anh, bạn cần đặc biệt lưu ý đến đoạn kết thư. Bởi đây là phần để bạn tóm tắt lại các nội dung trước đó và bày tỏ nguyện vọng tiếp theo của bản thân. Đặc biệt, bạn không nên bỏ qua hy vọng nhận được phản hồi và lời cảm ơn chân thành. Cụ thể, bạn cần trình bày ngắn gọn các ý sau:
- Tóm gọn lại lý do bạn ứng tuyển vào công ty bằng 1 câu.
- Thể hiện mong muốn của bạn về một buổi phỏng vấn trực tiếp.
- Cung cấp thông tin liên lạc bao gồm số điện thoại, địa chỉ email…
- Đề cập đến các tài liệu đính kèm như CV, chứng chỉ, thư xin việc…
- Gửi lời cảm ơn vì nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem email của bạn.
Đoạn kết là phần không thể thiếu trong một email xin việc
4. Một số lưu ý để tạo email chuyên nghiệp
Như vậy, có thể thấy, việc viết một email ứng tuyển không quá phức tạp. Tuy nhiên, để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, bạn cần học cách viết thư ứng tuyển qua email một cách chuyên nghiệp. Để làm được điều này, email của bạn cần đáp ứng đủ cả về mặt nội dung và hình thức. Trong đó, các ứng viên cần lưu ý những vấn đề như sau:
4.1 Tên email cá nhân
Tên email cá nhân là sẽ một trong những điều gây ấn tượng sâu sắc nhất với nhà tuyển dụng. Bởi thế, ngay trong yếu tố này, bạn cần thể hiện được sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của bản thân. Tên email nên đảm bảo sự ngắn gọn, chứa đầy đủ họ tên và một số ký tự khác để tránh bị trùng. Các ký tự khác có thể là từ bất kỳ hoặc cụm từ khiến bạn tự hào hay chuyên môn của bạn,… Ví dụ: nguyenvan.tmu@gmail.com, vannguyen1202@gmail.com,…
Tên email cá nhân phải chứa cả họ và tên ứng viên, kèm theo một số ký tự để tránh trùng lặp
Bên cạnh đó, bạn không nên để tên email quá dài. Đồng thời, một tên email trẻ con, chứa các cụm từ đáng yêu, tiếng lóng cũng bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. Ví dụ: pokemonle@gmail.com, cobengokngeck@gmail.com, linhcute1995@gmail.com,… Nếu đang sở hữu các email tương tự, bạn nên lập một email mới để phục vụ cho công việc.
4.2 Tên hiển thị của email
Tên hiển thị đóng vai trò quan trọng khi gửi email xin việc. Bởi đây là sẽ nội dung hiển thị đầu tiên khi email được gửi đến cho nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, yếu tố này thường bị rất nhiều ứng viên “ngó lơ”. Ứng viên thường mắc phải hai lỗi phổ biến liên quan tới tên hiển thị email. Thứ nhất là tên hiển thị không phải tên thật của ứng viên. Thứ hai là tên hiển thị là tên thật nhưng không được viết hoa.
Tên hiển thị của email là họ và tên ứng viên viết đúng chính tả sẽ gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng
Đây không phải là các lỗi lớn nhưng có thể khiến bạn bị mất điểm với nhà tuyển dụng. Do đó, nếu đang mắc phải hai lỗi này, bạn cần khắc phục ngay để có một tên hiển thị chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể khắc phục điều này với 3 bước đơn giản như sau:
- Bước 1: Bạn chọn Setting (Cài đặt), sau đó chọn Accounts and Import (Tài khoản và Nhập).
- Bước 2: Bạn nhấp chọn mục Edit info (Chỉnh sửa thông tin).
- Bước 3: Cuối cùng, bạn sửa lại tên hiển thị tại ô hiện ra rồi ấn Save để lưu lại.
4.3 Chữ ký email
Chữ ký email cũng là một yếu độ được dùng để đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn khi viết email xin việc. Nếu chưa có chữ ký thì bạn hãy bổ sung ngay nhé! Bởi điều này không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn mà còn cung cấp cho nhà tuyển dụng thông tin liên hệ của ứng viên khi cần. Thông thường một chữ ký email chuyên nghiệp sẽ bao gồm các nội dung:
- Họ và tên.
- Số điện thoại.
- Địa chỉ email.
- Một số thông tin như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà,…
- Nghề nghiệp (nếu có).
Chữ ký email đúng chuẩn sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và cung cấp cho nhà tuyển dụng kênh liên hệ khi cần thiết
>>>> LIÊN QUAN: Cách viết cv cho người chưa có kinh nghiệm thu hút nhất
4.4 Ảnh đại diện email
Cuối cùng, bạn cần đặc biệt lưu ý đến ảnh đại diện email. Đây sẽ là “lần gặp mặt đầu tiên” của nhà tuyển dụng với ứng viên. Bởi thế, một gương mặt sạch sẽ, điểm chút phấn nhẹ nhàng với trang phục gọn gàng, nghiêm túc chắc chắn sẽ gây được thiện cảm với người nhìn. Đồng thời, bạn không nên chọn ảnh mặc trang phục nhạy cảm. Bởi bất kỳ ai khi nhìn vào đều sẽ không có thiện cảm và có đánh giá không tốt.
Ảnh đại diện nên là ảnh cá nhân sắc nét, thấy rõ gương mặt ứng viên
Bạn nên chọn bức ảnh cá nhân sắc nét. Các ảnh này cần thấy rõ được mặt của bạn. Đặc biệt, một khuôn mặt tươi cười sẽ tạo cảm giác thoải mái hơn gương mặt “lạnh”. Bên cạnh đó, bạn không nên sử dụng ảnh quay lưng hay có quá nhiều người. Bởi điều này thể hiện sự thiếu nghiêm túc và nhà tuyển dụng sẽ không thấy hoặc biết bạn là ai. Việc để ảnh đen trắng hoặc không có ảnh đại diện không được khuyến khích vì bạn có thể bị xem là một email ảo.
5. Nguyên tắc khi viết email gửi CV ứng tuyển
Khi học cách gửi CV xin việc qua gmail, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc sau:
- Tiêu đề của email phải rõ ràng, đúng trọng tâm.
- Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp.
- Suy nghĩ thật kỹ trước khi ấn “trả lời tất cả” vì điều này có thể khiến nhiều người không liên quan bị phân tâm.
- Sử dụng lời mở đầu email chuyên nghiệp, không quá mức thân mật.
- Hạn chế sử dụng dấu chấm than.
- Không thêm các yếu tố hài hước vào email xin việc.
- Đừng bỏ qua lời chào cuối thư.
- Các ý, các đoạn trong văn bản nên cách nhau một dòng giúp email dễ nhìn, gọn gàng hơn.
- Trả lời tất cả các email, kể cả email bị gửi nhầm cho bạn sẽ cho thấy sự lịch sự, tôn trọng với người gửi.
- Đọc lại email trước khi gửi để hạn chế lỗi chính tả và những lỗi sai không đáng có.
- Nhập địa chỉ email cuối cùng để tránh những sự cố đáng tiếc.
- Kiểm tra kỹ email của người nhận giúp hạn chế tình huống gửi nhầm người hoặc gửi cho quá nhiều người một lúc.
Bạn nên suy nghĩ thật kỹ trước khi chọn “trả lời tất cả” để tránh làm phiền những người không liên quan
6. Những lỗi cần tránh khi viết email
Các ứng viên luôn muốn thể hiện sự chỉn chu, cẩn thận trong mắt nhà tuyển dụng. Do đó, trong cách viết email ứng tuyển, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:
- Tên file của CV và các tài liệu đính kèm nên được đặt rõ ràng theo quy tắc sau “CV – tên ứng viên – vị trí ứng tuyển”. Ví dụ: CV – Nguyễn Văn A – Nhân viên Hành chính.
- Đính kèm các hồ sơ, chứng chỉ liên quan trong email xin việc.
- Gắn dấu thư quan trọng sẽ giúp thư của bạn không bị chuyển vào mục Spam.
- Sử dụng email có tên thật cho thấy sự nghiêm túc, chuyên nghiệp.
- Tạo tiêu đề email ngắn gọn, thu hút, ấn tượng, phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng.
- Phần nội dung thư không trùng lặp hoàn toàn với CV và các tài liệu đính kèm của bạn.
- Trình bày ngắn gọn phần nội dung chính.
- Không quên lời chào hỏi và lời cảm ơn nhà tuyển dụng khi kết thư.
- Thêm vào địa chỉ và cách thức liên lạc ở cuối thư.
- Trình bày email một cách khoa học, hạn chế tối đa các lỗi chính tả.
Không quên thêm lời chào đầu thư và lời cảm ơn cuối thư để tạo ấn tượng về sự lịch sự, tôn trọng người nhận email
7. Tham khảo mẫu email xin việc ấn tượng nhất
Dưới đây là các mẫu email xin việc cho sinh viên mới ra trường và người đi làm mà ứng viên có thể tham khảo.
7.1 Mẫu email ứng tuyển Tiếng Việt
Dưới đây là mẫu email ứng tuyển bằng tiếng Việt có thể áp dụng cho mọi vị trí.
Mẫu email ứng tuyển bằng tiếng Việt áp dụng cho mọi vị trí
7.2 Mẫu email xin việc Tiếng Anh
Dưới đây là mẫu email ứng tuyển bằng tiếng Anh cho vị trí Giám đốc Marketing.
Mẫu email gửi CV xin việc bằng tiếng Anh cho vị trí Giám đốc Marketing
Như vậy, bài viết đã chia sẻ đến bạn cách viết email ứng tuyển chuyên nghiệp và ấn tượng nhất. Hi vọng rằng nội dung trên sẽ giúp các ứng viên ghi điểm với nhà tuyển dụng và có được công việc như ý muốn. Bên cạnh đó, có rất nhiều thông tin hấp dẫn liên quan đến chủ đề này đang được cập nhật trên website. Bạn đừng quên theo dõi để có được những bí kíp hay, giúp cuộc sống chốn công sở trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn nhé!
>>>> KHÁM PHÁ TẤT CẢ:
- Cách viết email xin việc bằng tiếng anh chinh phục doanh nghiệp
- Cách viết tiêu đề email xin việc “hạ gục” nhà tuyển dụng trong 3s