Quy trình phỏng vấn luôn là vấn đề được nhiều ứng viên quan tâm khi đi xin việc. Nếu bạn hiểu được quy trình này thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức cho các buổi phỏng vấn sắp tới. Do đó, bài viết sẽ mang đến cho bạn những kiến thức quan trọng xoay quanh chủ đề này. Hãy đọc ngay để có được những thông tin chi tiết nhé!
Mục Lục Bài Viết
1. Quy trình phỏng vấn là gì? Tầm quan trọng
Quy trình được hiểu là phương pháp cụ thể giúp mọi người thực hiện một công việc nào đó. Từ đó, ta có thể định nghĩa quy trình phỏng vấn là chuỗi những hoạt động tiếp xúc, tương tác giữa ứng viên với nhà tuyển dụng. Quy trình này được tạo ra nhằm giúp nhà tuyển dụng phỏng vấn, tìm kiếm và tìm kiếm những nhân sự thích hợp cho các vị trí của công ty.
Quy trình phỏng vấn là chuỗi hoạt động tiếp xúc, tương tác giữa ứng viên với nhà tuyển dụng
Ngày nay, rất nhiều công ty đã áp dụng các quy trình phỏng vấn tuyển dụng khác nhau. Nhìn chung, những quy trình này đều đạt được nhiều hiệu quả tích cực. Theo đánh giá của các chuyên gia, quy trình này có một số vai trò như sau:
- Tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức: Việc xác định rõ quy trình sẽ mang lại hiệu suất cao cho công tác tuyển dụng của doanh nghiệp, từ đó cắt giảm rất nhiều chi phí.
- Tạo hình ảnh chuyên nghiệp: Ứng viên sẽ có những trải nghiệm tốt khi được tiếp xúc với một quy trình rõ ràng. Qua đó, công ty đã xây dựng một hình ảnh đẹp trong mắt công chúng.
- Tìm kiếm được nhiều tài năng: Với một quy trình tuyển dụng phù hợp, công ty sẽ dễ dàng thu hút được nhiều nhân tài nhằm tăng thêm đội ngũ nhân sự tiềm năng.
2. Quá trình phỏng vấn của ứng viên như thế nào?
Việc tìm hiểu về quy trình đi phỏng vấn xin việc sẽ giúp các bạn trang bị một nền tảng vững chắc cho bản thân. Khi đó, ứng viên sẽ không bị hoang mang và gặp khó khăn khi tham gia các chương trình tuyển dụng của một số công ty lớn. Quy trình này gồm có các bước cụ thể như sau:
2.1 Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết cho buổi phỏng vấn
Bắt đầu cho quy trình tuyển dụng là việc các ứng viên lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn. Ở bước này, nhà tuyển dụng sẽ chuẩn bị các câu hỏi, yêu cầu và bảng đánh giá nhân sự. Do đó, bạn nên chuẩn bị một cách chi tiết với từng giai đoạn cụ thể và thực hiện theo từng bước. Một số nội dung quan trong cần chuẩn bị chính là thông tin về công ty, phần tự giới thiệu bản thân, một số câu hỏi thường gặp,…
>>>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Phỏng vấn bao lâu có kết quả? Bí kíp “thăm dò” kết quả hay nhất
2.2 Bước 2: Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn xin việc
Bước thứ 2 trong quy trình phỏng vấn là bắt tay vào công tác chuẩn bị. Bộ phận tuyển dụng của công ty sẽ chuẩn bị các tài liệu cần thiết, email thông báo cho ứng viên và cả phòng phỏng vấn. Để đảm bảo cho buổi tuyển dụng diễn ra thuận lợi, nhà tuyển dụng cần thông báo cụ thể về thời gian cho ứng viên và người phụ trách phỏng vấn.
Bước thứ 2 trong quy trình phỏng vấn là bắt tay vào công tác chuẩn bị
2.3 Bước 3: Quyết định người phỏng vấn trực tiếp
Bộ phận tuyển dụng của công ty chủ yếu chịu trách nhiệm tìm kiếm ứng viên và tổ chức phỏng vấn. Công việc đánh giá ứng viên thường sẽ do trưởng phòng hoặc các quản lý thực hiện. Quá trình phỏng vấn nhân sự cần có sự tham gia đánh giá của nhiều bộ phận, bao gồm:
- Bộ phận nhân sự: Đánh giá tính cách và khả năng phù hợp với công ty.
- Bộ phận chuyên môn và ban lãnh đạo: Đánh giá về kiến thức, chuyên môn và triển vọng phát triển.
2.4 Bước 4: Lựa chọn kiểu và cấu trúc phỏng vấn
Ở bước này, nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn các phương án phỏng vấn phù hợp với từng ứng viên. Hiện nay, các công ty thường sử dụng 3 hình thức phỏng vấn là trực tiếp, online và qua điện thoại. Bên cạnh đó, mỗi trường hợp khác nhau sẽ sử dụng các kiểu phỏng vấn riêng, gồm:
- Phỏng vấn theo cấu trúc có sẵn: Phỏng vấn trực tiếp hoặc trực tuyến nhằm đánh giá năng lực và khả năng phù hợp của ứng viên với công ty.
- Phỏng vấn bán cấu trúc: Phỏng vấn qua điện thoại để hỏi các thông tin tổng quát và đánh giá ứng viên qua một số câu hỏi tình huống.
- Phỏng vấn phi cấu trúc: Phỏng vấn trực tiếp theo hình thức 1:1, chủ yếu đặt các câu hỏi hành vi.
Đến bước 4, nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn các phương án phỏng vấn phù hợp với từng ứng viên
2.5 Bước 5: Thực hiện phỏng vấn tuyển dụng
Sau khi đã hoàn thành các bước chuẩn bị, quá trình phỏng vấn sẽ chính thức bắt đầu. Đây là giai đoạn quan trọng để công ty có thể tìm kiếm được những nhân tài phù hợp. Ở bước này, nhà tuyển dụng và ứng viên sẽ trải qua 4 giai đoạn như sau:
2.5.1 Người phỏng vấn giới thiệu về công ty và chức vụ
Mở đầu, nhà tuyển dụng sẽ có đôi nét giới thiệu về công ty và bản thân họ. Điều này sẽ giúp giảm bầu không khí căng thẳng của buổi trò chuyện và cung cấp một số thông tin quan trọng. Ứng viên cần chú ý theo dõi để có thêm những kiến thức về công ty nhằm trả lời cho một số câu hỏi trong buổi phỏng vấn.
Mở đầu buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ có đôi nét giới thiệu về công ty và bản thân họ
2.5.2 Người phỏng vấn đặt câu hỏi cho ứng viên
Trong quy trình phỏng vấn, đây sẽ là giai đoạn quan trọng nhất để đánh giá một ứng viên. Sau khi giới thiệu, người phỏng vấn sẽ đưa ra một số câu hỏi để đánh giá ở các mức độ khác nhau như kiến thức chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc, tư duy, sự phù hợp với công ty,… Ứng viên nên trả lời các câu hỏi một cách ngắn gọn nhưng đảm bảo đầy đủ nội dung cần thiết. Bởi lẽ nhà tuyển dụng sẽ không muốn nghe nhưng câu trả lời dài và không đúng trọng tâm.
2.5.3 Người phỏng vấn giải đáp thắc mắc của ứng viên
Bước này cần được thực hiện ngay sau phần hỏi đáp giữa nhà tuyển dụng với ứng viên. Người phỏng vấn cần dành thời gian để giải đáp các thắc mắc của đối phương. Cách đặt câu hỏi của ứng viên cũng là một tiêu chí đánh giá trong buổi phỏng vấn. Chính vì thế, các bạn nên đưa ra những thắc mắc một cách khéo léo. Đây là cơ hội để bạn gây ấn tượng với đối phương bằng sự nhiệt huyết của bản thân.
Người phỏng vấn nên dành thời gian để giải đáp thắc mắc cho ứng viên
2.5.4 Kết thúc buổi phỏng vấn và nói về quy trình tiếp theo
Sau cuộc phỏng vấn kết thúc, công ty sẽ tổng kết những thông tin đã thu thập được. Sau đó, một số đánh giá sơ bộ sẽ được trao đổi trực tiếp với ứng viên. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng sẽ thông báo cho ứng viên về thời gian có kết quả và các quy trình tuyển dụng tiếp theo. Mặc dù buổi phỏng vấn đã kết thúc, ứng viên vẫn nên chú ý để không bỏ lỡ thông tin.
>>>> ĐỀ XUẤT: Phỏng vấn samsung dễ hay khó? Bí kíp “vàng” khi trả lời câu hỏi
2.6 Bước 6: Tổng kết và đánh giá về ứng viên
Sau khi kết thúc buổi phỏng vấn, bộ phận tuyển dụng sẽ đi vào bước tiếp theo của quy trình. Ở bước này, các ứng viên sẽ được đánh giá theo các tiêu chí của công ty. Thông thường, các công ty sẽ sử dụng 3 hệ thống đánh giá chính là:
- Đánh giá tổng thể: Dựa vào các ấn tượng cơ bản, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên có đủ tiêu chuẩn hay bị loại trực tiếp.
- Thang đánh giá cơ bản: Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá các năng lực, kỹ năng của ứng viên theo thang điểm cho trước.
- Thang đánh giá chi tiết: Mức độ này sẽ là cao nhất. Đây là thang đánh giá sắc thái gồm các đặc điểm chuyên sâu về hành vi, thái độ.
Sau khi phỏng vấn, ứng viên sẽ được đánh giá theo các tiêu chí của công ty
2.7 Bước 7: Gửi thư thông báo, thư mời nhận việc
Đây là bước cuối cùng của quy trình phỏng vấn ứng viên. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá và chọn lọc được những nhân sự phù hợp nhất cho công ty. Sau đó, bộ phận tuyển dụng sẽ gửi đi thông báo chính thức cho tất cả ứng viên. Đối với những ứng viên trúng tuyển, công ty có thể thực hiện cuộc gọi trước khi gửi thông tin qua email chính thức.
3. Bí kíp để nhà tuyển dụng phỏng vấn hiệu quả
Với góc độ là một nhà tuyển dụng, bạn nên giúp các ứng viên thể hiện hết năng lực của mình. Điều này giúp bạn chọn được những nhân sự phù hợp nhất cho công ty. Bên cạnh đó, nhân viên tuyển dụng cần lưu ý quan trọng khi phỏng vấn. Một số điều mà bạn cần thực hiện:
3.1 Nghiên cứu trước CV của ứng viên
Việc nghiên cứu CV ứng viên là điều bắt buộc phải làm trước buổi phỏng vấn. Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng cần xem qua các minh chứng đính kèm, thậm chí là thông tin của ứng viên trên các trang mạng xã hội như LinkedIn, Facebook. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá tổng quát về con người và nhiều thông tin quan trọng của ứng viên. Qua đó, nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng tìm kiếm được những nhân sự phù hợp.
Việc nghiên cứu CV ứng viên là điều bắt buộc phải làm trước buổi phỏng vấn
3.2 Giữ thái độ thân thiện với ứng viên
Trong quá trình phỏng vấn nhân sự, bạn nên thể hiện thái độ thân thiện với các ứng viên. Nhờ vậy, bầu không khí của buổi trò chuyện sẽ thoải mái hơn và ứng viên cũng tự tin hơn. Người phỏng vấn có thể sử dụng một số cử chỉ, ngôn ngữ hình thể như mỉm cười, gật đầu,… để tạo sự thân mật khi phỏng vấn. Nếu cuộc trò chuyện càng thoải mái thì ứng viên sẽ dễ dàng chia sẻ thông tin hơn.
>>>> NỘI DUNG LIÊN QUAN: 9 các câu hỏi phỏng vấn về thái độ “đốn tim” nhà tuyển dụng
3.3 Đừng quên ghi chú trong khi phỏng vấn
Việc ghi chú cẩn thận các nội dung là một thói quen cần có của các nhà tuyển dụng. Bạn có thể nhớ rất nhiều thông tin của một hay hai ứng viên nhất định. Tuy nhiên, khi con số ứng viên trở nên nhiều hơn thì bạn không thể nhớ hết được. Điều đó sẽ khiến nhà tuyển dụng bỏ qua nhiều thông tin quan trọng từ các ứng viên. Vì vậy, ghi chú là một công việc rất quan trọng khi phỏng vấn.
Việc ghi chú cẩn thận các nội dung là một thói quen cần có của các nhà tuyển dụng
3.4 Tập trung lắng nghe nhiều hơn nói
Nhiệm vụ của người phỏng vấn là đại diện công ty tìm hiểu những thông tin từ ứng viên. Do đó, bạn nên hạn chế việc trò chuyện hoặc ngắt lời ứng viên. Bạn chỉ nên đặt câu hỏi, hướng dẫn và gợi ý cho ứng viên cách trả lời phù hợp. Hãy đảm bảo rằng ứng viên mới là nhân vật chính của buổi phỏng vấn. Khi đó, bạn mới có cơ hội khai thác được nhiều điều quan trọng từ ứng viên.
4. Lời khuyên đắt giá cho ứng viên từ các chuyên gia
Nhiều bạn sẽ có câu hỏi là “Trong quá trình phỏng vấn cần lưu ý điều gì?”. Để giúp bạn giải đáp thắc mắc này, các chuyên gia đã mang đến một số lời khuyên hữu ích. Dưới đây là 9 lưu ý quan trọng:
- Luyện tập giới thiệu bản thân: Đây chính là câu hỏi thường xuất hiện trong các buổi phỏng vấn. Do đó, bạn nên luyện tập để có thể trả lời trôi chảy câu hỏi này.
- Tìm hiểu về công ty: Ứng viên nên dành thời gian để tìm hiểu về công ty và một số thông tin cơ bản của doanh nghiệp. Bạn có thể tìm kiếm nội dung trên trang web hoặc các trang mạng xã hội của công ty.
- Chuẩn bị sẵn các câu trả lời: Ứng viên nên có một bộ các câu hỏi thường gặp. Khi có chuẩn bị, các câu trả lời của bạn trở nên rành mạch và chính xác hơn.
- Kiểm tra trang mạng xã hội của bạn: Thông tin trên internet là căn cứ để đánh giá ứng viên. Trước khi nộp CV, bạn nên kiểm tra các nội dung mà mình đăng tải lên mạng xã hội.
- Ăn mặc chuyên nghiệp: Vẻ bề ngoài chính là một cách gây ấn tượng cho đối phương. Một bộ trang phục thoải mái, chuyên nghiệp sẽ giúp ứng viên tự tin hơn trong khi phỏng vấn.
- Mang theo tài liệu cần thiết: Ứng viên cần mang theo các giấy tờ tùy thân, minh chứng kinh nghiệm và một quyển sổ tay để ghi chép thông tin cần thiết.
- Không được phép trễ giờ: Đây là một sự tôn trọng tối thiểu đối với công ty. Để đảm bảo đúng giờ, các ứng viên nên có mặt tại điểm phỏng vấn trước 15 phút.
- Đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng: Người phỏng vấn có thể sẽ đánh giá bạn qua những thắc mắc này. Ứng viên nên đặt ra những câu hỏi thể hiện sự đam mê công việc để gây ấn tượng.
- Gửi thư cảm ơn: Việc gửi email cảm ơn giúp bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình.
Ứng viên nên tập giới thiệu về bản thân, tìm hiểu về công ty, không được trễ giờ,…
Thông qua bài viết ngày hôm nay, bạn đã hiểu hơn về quy trình phỏng vấn mà các nhà tuyển dụng thường dùng. Qua đó, các ứng viên nên chuẩn bị một cách chu đáo để có được một sự thể hiện tốt nhất trong buổi phỏng vấn. Nếu bạn có những thắc mắc cần được giải đáp, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé!
>>>> TIN NỔI BẬT:
- Phỏng vấn bách hóa xanh cần những gì? Kinh nghiệm chi tiết
- Câu hỏi phỏng vấn ngân hàng và cách trả lời độc đáo nhất