Thu hồi nợ qua điện thoại là gì? Đối với nhiều doanh nghiệp, đây là phương pháp được ưu tiên hàng đầu bởi nhiều ưu điểm vượt trội mà chúng mang lại. Tuy nhiên việc nhắc nợ qua điện thoại cũng là công việc khá khó khăn và phức tạp, đặc biệt là đối với một số khoản nợ nhạy cảm. Vậy thu hồi nợ có những lợi ích gì và kinh nghiệm thu hồi nợ thông qua điện thoại như thế nào cho hiệu quả? Hãy cùng Jobdo Blog tìm hiểu ngay nhé.
Mục Lục Bài Viết
1. Thu hồi nợ qua điện thoại là gì?
Thu hồi nợ qua điện thoại là việc mà chủ kinh doanh hoặc nhân viên nhắc nợ qua điện thoại để thuyết phục khách hàng thanh toán các khoản nợ khi đã đến hạn thanh toán hoặc quá kỳ hạn như đã thỏa thuận trong hợp đồng. Thay vì sử dụng những hình thức nhắc nợ thông thường như gửi thư tự động, nhắn tin thì thu hồi nợ qua điện thoại sẽ giúp tối ưu chi phí và hiệu quả tương đối cao.
Ngoài ra, công việc thu hồi nợ qua điện thoại sẽ giúp chủ kinh doanh và nhân viên dễ dàng chuẩn bị trước kịch bản thu nợ phù hợp nhất, hạn chế được tối đa những rủi ro và giữ được mối quan hệ giữa khách hàng và chủ kinh doanh. Bởi việc thu nợ qua điện thoại sẽ giúp nhân viên có thể trao đổi, giao tiếp trực tiếp với khách hàng và xác định một số vấn đề giữa hai bên, hạn chế xảy ra mâu thuẫn.
Thu hồi nợ qua điện thoại là giải pháp gọi điện thoại để nhắc nhở khách hàng trả nợ
2. Tác dụng của kịch bản thu nợ qua điện thoại
Kịch bản thu hồi nợ qua điện thoại là việc chủ kinh doanh cùng nhân viên thu nợ qua điện thoại chuẩn bị trước một số tình huống có thể xảy ra khi thu hồi nợ, từ đó đưa ra phương án xử lý sao cho hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, chuẩn bị trước một kịch bản thu hồi nợ sẽ giúp người đòi nợ kiểm soát được ngôn từ khi trao đổi, làm tăng sự thuyết phục khách hàng trả nợ, giúp công việc thu hồi nợ diễn ra được suôn sẻ và dễ dàng hơn.
Đồng thời, một kịch bản thu hồi nợ qua điện thoại chỉnh chu sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được văn minh, lành mạnh trong cách ứng xử khi thu hồi nợ, tránh gây mất thiện cảm cũng như mối quan hệ giữa hai bên, giúp cho quá trình thu hồi nợ được diễn ra suôn sẻ và dễ dàng hơn.
Kịch bản thu hồi nợ qua điện thoại giúp người thu hồi xử lý kịp thời các tình huống phát sinh
3. Kinh nghiệm thu hồi nợ qua điện thoại hiệu quả
Công việc đòi nợ qua điện thoại đòi hỏi bạn phải có một số kinh nghiệm nhất định để việc thu hồi nợ diễn ra một cách chuyên nghiệp nhất. Đồng thời cũng đảm bảo được rằng khách hàng sẽ không cảm thấy bị đòi nợ gay gắt hay bị rơi vào tình thế dồn ép. Dưới đây là một số kinh nghiệm thu hồi nợ qua điện thoại mà các bạn có thể tham khảo.
3.1 Lên kế hoạch nhắc nợ chi tiết
Trước khi làm bất kỳ một việc gì thì chuẩn bị lên kế hoạch là điều vô cùng cần thiết và việc thu hồi nợ qua điện thoại cũng vậy. Chủ kinh doanh và nhân viên thu hồi nợ qua điện thoại cần xây dựng hệ thống theo dõi , quản lý nợ để xem đó là nợ xấu hay nợ quá hạn. Từ đó có thể thiết lập kế hoạch thu hồi nợ chi tiết, rõ ràng giúp xử lý công việc nhanh chóng hơn.
Nếu khách hàng đang có nợ quá hạn dưới 60 ngày thì việc nhắc nợ qua điện thoại sẽ có tỷ lệ thành công là 80%. Còn nếu khách hàng có nợ kéo dài lên 90 ngày thì tỷ lệ thành công này sẽ giảm xuống tương đương với 50%. Do đó chủ kinh doanh cần lên kế hoạch thu hồi các khoản nợ đang quá hạn dưới 60 ngày để đảm bảo việc thu hồi nợ được thành công.
Lên kế hoạch nhắc nợ chi tiết, đầy đủ
3.2 Chuẩn bị trước các tình huống có thể xảy ra
Khách hàng đi vay nợ thường có nhiều đối tượng khác nhau, trong đó có một số khách hàng khi đến kỳ hạn thanh toán thì thường tìm lý do từ chối việc trả nợ. Do đó chủ kinh doanh cần dự đoán cũng như chuẩn bị một số tình huống có thể xảy ra để có thể ứng phó kịp thời. Bạn có thể xem xét một số lý do mà khách hàng có thể sử dụng, từ đó chuẩn bị chứng cứ thuyết phục để trao đổi với khách hàng. Một số ví dụ bạn có thể tham khảo như:
- Khách hàng không nhớ số tiền mình đã nợ vì làm mất hóa đơn. Lúc này, bạn cần có hệ thống lưu trữ giao dịch hóa đơn rõ ràng, chi tiết, sau đó gửi lại hóa đơn cho khách hàng qua tin nhắn hoặc email để khách hàng tiến hành việc thanh toán.
- Khách hàng từ chối thanh toán vì điều kiện kinh tế đang gặp khó khăn. Để khắc phục điều này, bạn có thể giúp khách hàng chi trả trước một phần khoản nợ và đưa một kế hoạch trả nợ cụ thể, chi tiết theo từng giai đoạn nhất định.
- Khách hàng yêu cầu bạn cung cấp chi tiết về thông tin khoản nợ thì mới tiến hành thanh toán. Do đó, bạn luôn phải chuẩn bị đầy đủ thông tin về khoản vay mà khách hàng đã vay bao gồm giá trị khoản nợ, ngày thanh toán, hợp đồng vay nợ, thông tin khách hàng, chữ ký khách hàng,… để đảm bảo việc làm thu hồi nợ qua điện thoại được thành công.
Chuẩn bị trước các tình huống có thể xảy ra để kịp thời xử lý
3.3 Có khả năng kiểm soát tình hình
Kiểm soát tình hình sẽ giúp bạn có thể đảm bảo giữ được tương tác với khách hàng trong quá trình trao đổi, đồng thời nâng cao hiệu quả trong việc thu hồi nợ. Một số kinh nghiệm giúp bạn kiểm soát tốt được tình hình bao gồm:
- Hiểu rõ và nắm bắt được tâm lý của khách hàng trong cuộc trò chuyện để khách hàng luôn có cảm giác được thấu hiểu. Mặc dù bạn không đồng ý với một số lời đề nghị nhưng hãy thể hiện sự lắng nghe và đưa phương án xử lý phù hợp.
- Chú ý chào hỏi khách hàng bằng thái độ thân thiện, cởi mở để mở đầu cuộc trò chuyện tốt hơn.
- Lắng nghe và ghi chú lại những thông tin cần thiết để đưa ra được hướng giải quyết, xử lý khi khách hàng từ chối trả nợ, sau đó áp dụng các kịch bản đã chuẩn bị xử lý cho từng tình huống cụ thể.
- Hãy nhớ rằng mục đích chính của cuộc trò chuyện là thu hồi nợ từ khách hàng, do đó hãy tập trung và thực hiện mục tiêu, đừng để bị xao nhãng khi khách hàng phàn nàn, đổ lỗi và từ chối trả nợ.
Kiểm soát tình hình trong quá trình nhắc nợ
3.4 Kiểm soát tốt thái độ và cảm xúc
Mỗi một nhân viên nhắc nhở nợ qua điện thoại cần chú ý kiểm soát thái độ và cảm xúc của mình. Bạn không nên quá mềm yếu, dễ tin người nhưng cũng không nên quá gay gắt, cáu giận với khách hàng. Tốt nhất hãy nói chuyện một cách nhẹ nhàng nhưng nghiêm túc, mạnh mẽ để công việc đạt hiệu quả tốt nhất.
- Nói chuyện một cách chậm rãi, dứt khoát để tạo sự tin cậy cho khách hàng, giúp khách hàng có thể nắm rõ được những thông tin mà bạn truyền tải đến.
- Không nên nói quá nhiều, dài dòng, lan man. Thay vào đó, bạn cần tập trung nói những vấn đề chính, đồng thời để khách hàng có không gian chia sẻ. Điều này sẽ giúp cả hai hiểu rõ nhau hơn và làm việc cũng dễ dàng, hiệu quả hơn.
- Không nên ăn uống trong lúc gọi điện trao đổi với khách hàng.
- Khi nói chuyện với khách hàng, bạn có thể nói với tông giọng trầm ấm, mỉm cười nhẹ để tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng, không để họ phải rơi vào sự dồn nén, ép buộc. Từ đó việc thu hồi nợ cũng dễ dàng hơn.
- Tôn trọng khách hàng, điều chỉnh chuẩn mực trong từng lời nói, giọng điệu. Bạn có thể ghi âm lại giọng nói của mình và luyện tập hằng ngày để cải thiện.
Kiểm soát tốt cảm xúc và thái độ khi trao đổi với khách hàng
3.5 Xem xét các hành động pháp lý nếu cần thiết
Yếu tố pháp lý là rất quan trọng khi thu hồi nợ qua điện thoại. Bởi trong quá trình đòi nợ có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra, do đó chủ kinh doanh cũng như nhân viên cần cân nhắc đến các hành động pháp lý. Nắm rõ được những điều này sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi của chính mình nếu chẳng may xảy ra tranh chấp hay khởi kiện.
Chủ kinh doanh và nhân viên thu hồi nợ qua điện thoại cần chú ý chuẩn bị các loại giấy tờ đầy đủ cho việc khởi kiện, tranh chấp như hợp đồng vay tiền, thông tin của khách hàng, các tài liệu liên quan. Song song đó hãy tính toán và xem xét thời gian giải quyết kiện tụng để có thể lên kế hoạch đòi nợ hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng nên cân nhắc đến những rủi ro có thể xảy ra cũng như chi phí cho vụ kiện để kịp đưa ra phương án giải quyết.
Xem xét hành động pháp lý và chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến thu hồi nợ
3.6 Yêu cầu khách hàng phải đưa ra cam kết trả nợ
Nhiều khách hàng khi đến kỳ hạn trả nợ thường đưa ra rất nhiều lý do để từ chối việc trả nợ hoặc gia hạn những lần sau. Do đó, chủ kinh doanh cũng như nhân viên cần yêu cầu khách hàng đưa ra cam kết trả nợ để đảm bảo thu hồi được công nợ. Sau khi kết thúc việc trao đổi thu hồi nợ qua điện thoại, nhân viên thu hồi cần tóm tắt lại các nội dung mà hai bên đã thỏa thuận, đồng thời đưa yêu cầu, cam kết và biện pháp xử lý nếu khách hàng vẫn tiếp tục từ chối thanh toán.
Nếu gặp phải những khách hàng quá cứng nhắc thì bạn nên đưa ra yêu cầu họ phải chủ động liên lạc để thực hiện việc trả nợ, tránh tình trạng hai bên tốn nhiều thời gian mà vẫn không đạt được mục đích chính. Nếu sau khi trao đổi mà hai bên vẫn không đi đến được sự đồng thuận cuối cùng, hoặc khách hàng vẫn không chủ động trả nợ thì bên thu hồi nợ cần thực hiện kế hoạch xử lý cũng như đưa ra các điều khoản phạt nếu khách hàng không thực hiện theo cam kết.
Yêu cầu khách hàng đưa ra cam kết thu hồi nợ trong thời gian cụ thể
Bài viết trên đây Jobdo Blog đã cùng các bạn tìm hiểu về công việc thu hồi nợ qua điện thoại cũng như những lợi ích mà biện pháp này mang lại cho doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn bản chất của việc nhắc nợ qua điện thoại cũng như kinh nghiệm thu hồi nợ hiệu quả. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay để được tư vấn và giải đáp nhé!
Thông tin liên quan bạn không nên bỏ lỡ:
- Nhân viên tư vấn chứng khoán | Công việc & Kỹ năng cần thiết
- Kịch Bản Tư Vấn Khách Hàng Chốt Đơn Trong Một Nốt Nhạc
- Quy Trình Sale Tour Du Lịch Hiệu Quả Cho Người Mới Bắt Đầu
- Kỹ Năng Cần Có Của TeleSales Mà Bạn Cần Trang Bị Kỹ Lưỡng